Ejecución del proyecto
Conoce y entiende cómo puedes gastar los fondos y cómo gestionar una rendición financiera exitosa.
Índice
¿Para qué es la declaración de gastos?
La declaración de gastos consiste en informar los gastos que el proyecto ha realizado durante el año de ejecución correspondiente. Esto deja constancia de lo siguiente:
a) Los gastos que se declaran, han sido efectivamente realizados para el proyecto y durante el tiempo de ejecución.
b) Los documentos que se describen en la declaración de gastos, corresponden efectivamente a los documentos de respaldo, y son fidedignos. Por lo tanto, todos los datos que se digitan deben corresponder exactamente a la información que aparece en el documento, especialmente: monto, RUT y fecha (Ejemplo: Si en la declaración indica la factura Nro. XXX por un monto de $10.000.000, que el respaldo corresponda a lo indicado).
c) Los gastos, han sido realizados siguiendo las normas del Instructivo General de Rendición de Cuentas y sus Anexos.
Al hacer el ingreso de la rendición de gastos a través de ayuda.anid.cl, existe un validador, en el cual el beneficiario debe indicar que los documentos declarados y presentados en la rendición de gastos son fidedignos (*La declaración jurada se condice a cuando declara un tercero que no sea el director responsable del proyecto, para respaldar que la información sea verídica).
Puedes acceder al Instructivo General de Rendición de Cuentas y sus Anexos en el siguiente enlace: https://ayuda.anid.cl/hc/es/articles/4408835838100–Instructivo-General-de-Rendici%C3%B3n-de-Cuentas-de-ANID-y-sus-anexos
¿Cómo gestiono las declaraciones de gasto si soy beneficiario/a de Fondecyt o Becas?
El SDGL en el Sistema de Declaración de Gastos en Línea, que puede ser utilizado regularmente, permitiéndote ingresar los gastos efectuados durante cada año de ejecución y mantener un registro del avance de éstos, de modo de evitar la saturación del sistema en la fecha límite de cierre de declaración.
Puedes acceder a través del siguiente enlace:
¿Cómo gestiono las declaraciones de gasto si soy beneficiario/a de Subdireccion de Investigacion Aplicada (FONDEF-FONIS)?
El Sistema de seguimiento y control, puede ser utilizado regularmente, permitiendo ingresar los gastos efectuados durante cada año de ejecución y mantener un registro del avance de éstos, de modo de evitar la saturación del sistema en la fecha límite de cierre de declaración.
¿ Cómo gestiono las rendiciones de gasto si soy beneficiario de ANID?
Ayuda ANID es una plataforma donde podrás encontrar toda la información
correspondiente al Centro de Ayuda IRs. Todos tus requerimientos han sido
centralizados para que sea más simple la gestión, por lo que, si tienes dudas,
envíanos una consulta o requerimiento seleccionando la subdirección o área
correspondiente a tu beneficio.
¿Quién debe realizar la declaración de gastos?
Para proyectos Fondecyt o para Becas:
La declaración de gastos debe ser realizada por el o la investigadora principal del
proyecto o persona encargada de la administración financiera de éste, a través del
Sistema de Declaración de Gastos en Línea.
¿Qué pasa con la declaración de gastos de administración indirectos?
Los gastos de administración indirectos, deben ser declarados y rendidos por el
Responsable Institucional Financiero (RIF), mediante el envío de los anexos
incorporados en Instructivo General y la declaración del Fondo Institucional de
Apoyo a la Infraestructura para la Investigación, adjuntando la documentación
original correspondiente, a través de Ayuda ANID (adjunta el Anexo N°1 Formulario
de Rendición).
Para otras subdirecciones de ANID:
Las subdirecciones que no utilizan el SDGL, deberán enviar firmado el Anexo N° 1
Formulario de Rendición, indicando al responsable de la rendición de gastos.
¿Cómo debe realizar la declaración de gastos?
Proyectos Fondecyt o para Becas:
Mediante el sistema SDGL
Proyectos Fondef-Fonis(Subdirección de Investigación Aplicada):
Mediante sistema SYC
Otras subdirecciones:
Las subdirecciones que no utilizan sistema en línea, deberán enviar firmado
el Anexo N° 1 Formulario de Rendición, a través de Ayuda ANID.
¿Cuáles son los plazos para la declaración de gastos?
Cabe considerar que las instituciones públicas deben declarar mensualmente
independiente del instrumento.
Para proyectos Fondecyt (Subdirección de Proyectos de Investigación), las fechas
de cierre son las siguientes:
- Proyectos Fondecyt Regular: cierre del SDGL corresponde al 31 de marzo
de cada año. - Proyectos Fondecyt Iniciación: cierre del SDGL corresponde al 15 de marzo
de cada año - Proyectos Fondecyt Postdoctorado: cierre del SDGL corresponde al 15 de
abril de cada año.
¿Cuáles son los plazos para la declaración de gastos de administración indirectos
de proyectos Fondecyt?
- Desde la transferencia de recursos, se cuentan 12 meses de ejecución. El
mes 13 deberán enviar la rendición de cuentas.
Para el resto de las subdirecciones, dependerá de lo establecido en las bases
concursales, pero en general es a más tardar al mes 13 desde la transferencia de
la cuota.
¿Cómo registrar correctamente los gastos?
Durante el año de ejecución correspondiente, el o la investigadora tendrá
habilitado el Sistema de Declaración de Gastos en Línea (SDGL*), para el registro
de los gastos efectuados en el marco del proyecto (personal, viajes, gastos,
equipamiento y mobiliario, si corresponde), de acuerdo con lo indicado en el
Instructivo General de Rendición de Cuentas de la Agencia y sus Anexos.
Los y las IR deberán finalizar la declaración de todos los gastos realizados en el
año de ejecución, a excepción de quienes se encuentren autorizados (Prórrogas y
saldos autorizados).
(*) SDGL sólo es utilizado por Fondecyt y Becas
Para las subdirecciones que no utilizan SDGL, se debe realizar la declaración de
gastos a través del Anexo N° 1 Formulario de Rendición.
El envío de la rendición digital de gastos se efectúa a través de Ayuda ANID en la
opción envío de Rendiciones en formato digital. Si el ingreso de la rendición de
gastos es realizado por un encargado, se debe adjuntar una declaración jurada
(disponible en Ayuda ANID), que indica que los documentos proporcionados como
rendición de gastos son verídicos.
A su vez, la Subdirección de Investigación Aplicada (FONDEF-FONIS) utiliza el
Sistema de Seguimiento y Control, permitiendo ingresar los gastos efectuados
durante cada año de ejecución y mantener un registro del avance de estos, de
modo de evitar la saturación del sistema en la fecha límite de cierre de
declaración.
¿Cómo finalizo mi declaración en el SDGL?
El o la IR deberá aceptar previamente la “Declaración Jurada” disponible en la plataforma, en la sección “Datos del Proyecto” del SDGL. En ésta debe ingresar los datos solicitados y aceptar, lo que modificará el estado de la declaración a “RECIBIDA EN LÍNEA”.
La finalización de la declaración la puede realizar una vez que tenga declarado todo el presupuesto. Si le queda un saldo pendiente, deberá esperar a que se ingrese el reintegro para finalizar la declaración.
¿Quién valida preliminarmente la rendición de gastos?
Cada subdirección a cargo del concurso deberá validar pertinencia y que la transferencia rendida corresponda a los recursos entregados.
¿En qué consiste la pertinencia de gastos?
Los gastos que deben ser declarados, son aquellos pertinentes para la ejecución del proyecto y que corresponden a los autorizados en el proyecto aprobado o autorizados por el Programa. El beneficiario al enviar la declaración, declarará que todos los gastos realizados son pertinentes y corresponden a la ejecución del proyecto.
Cabe señalar que es responsabilidad del beneficiario declarar la pertinencia gastos, pero indistintamente a lo señalado la subdirección debe cotejar y revisar la pertinencia del gasto de los proyectos administrados.
¿Quién revisa la rendición de gastos?
El Departamento de Gestión de Rendiciones es el área encargada de realizar la revisión de la rendición financiera.
¿Cuánto tiempo demoran en revisar mis documentos?
Para la Subdirección de Proyectos de Investigación (Proyectos Fondecyt), el Departamento de Gestión de Rendiciones tendrá un plazo para realizar la emisión del informe correspondiente de 180 días corridos, dado el gran volumen de
rendiciones. Para otras subdirecciones es de 45 días corridos.
¿Cómo realizó una modificación presupuestaria?
Podrá realizar cambios a los ítems autorizados a través del sistema de declaración
de gastos en línea en el módulo “Modificación presupuestaria”, respetando los
montos aprobados a través del módulo “Modificación presupuestaria” (sólo para
proyectos Fondecyt y siempre cuando el proyecto se encuentre en ejecución)
Para proyectos de otras subdirecciones, se deberá solicitar su modificación a la
subdirección correspondiente.
¿Cuáles son los ítems a modificar permitidos según la asignación de recursos son?
Los ítem modificables, se encuentran regulados en las bases concursales de los proyectos.
¿Qué pasa si el sistema no permite alguna de mis modificaciones?
Las modificaciones que no permita el sistema deben ser solicitadas con anticipación a través de ayuda.anid.cl. Si es necesario adjuntar documentos de respaldo deberá adjuntar la documentación en el requerimiento realizado.
Las subdirecciones de ANID, revisarán la pertinencia para realizar la modificación.
Plazo máximo para realizar solicitudes, es hasta 20 días antes de la finalización de la etapa y solicitudes realizadas con posterioridad a la fecha indicada, deberá enviar todos los antecedentes necesarios para el análisis y correspondiente evaluación del programa.*
(*) No aplica a todas las subdirecciones, depende de la disponibilidad del sistema.
¿Cuáles son esas solicitudes que el sistema no permite y que deben ser requeridas?
A continuación, se detallan los conceptos de solicitudes que deben ser requeridas con anticipación, previo al término de la etapa como máximo 20 días antes de la finalización, con la debida justificación y previo a realizar el gasto.
- Modificaciones presupuestarias, una vez cerrado el sistema de declaración.
- Eliminación de documentos, una vez cerrado el sistema de declaración
- Ingreso de reintegros
- Incorporación de nuevo personal del proyecto
- Autorizaciones especiales (Saldos autorizados, prórrogas, compras con tarjeta de crédito)
¿Qué gastos no están permitidos con fondos del proyecto?
Gastos por concepto de bebidas alcohólicas y pago de propinas
Gastos fuera del periodo de ejecución del proyecto.
Gastos rendidos en más de una oportunidad (gastos duplicados),
Gastos no relacionados con las actividades del proyecto.
Gastos de viajes y viáticos de personas no integrantes del equipo o
participantes de actividades del proyecto,Gastos de pasajes aéreos diferentes a categoría económica.
Gastos asociados a multas por cambio de fecha de vuelo o pérdida de
vuelo, sobrepeso de equipaje, entre otras. Además de las multas por
intereses, retrasos en pagos de servicio, costas, deudas, dividendos o
recuperación de capital.
A su vez, se indica que existen algunas excepciones, por lo que, recomendamos
revisar Instructivo General de Rendición de Gastos Vigente.
Además, para proyectos Fondecyt (Subdirección de Proyectos de Investigación):
- Repuestos para bienes de capital adquiridos en el marco del proyecto en
ejecución, cuya garantía se encuentra vigente. - Cursos de capacitación que no estén directamente relacionados con la
ejecución del proyecto idiomas u otros. - Conexiones institucionales y privadas a Internet (a excepción de lo
autorizado). - Actividades sociales / recreativas.
- Seguros y garantías para equipos declarados en el ítem bienes de capital
- Costos de tramitación de permisos de circulación, patentes y seguros de vehículos, revisión técnica u otros, con excepción de aquellos autorizados.
- Adquisición y cuentas de teléfonos celulares y red fija (a excepción de lo
autorizado)
¿Cómo gestionar una rendición exitosa?
Para proyectos Fondecyt (Subdirección de Proyectos de Investigación), una vez
finalizada la declaración de gastos, tendrá un plazo de 5 días hábiles
administrativos, para enviar la respectiva Rendición de Cuentas. Los y las IR deberán
enviar a través de Ayuda ANID, la rendición de cuentas de los proyectos,
adjuntando los documentos originales que respaldan la declaración de gastos
efectuada en el SDGL. Esta indicación también aplica a los y las IR con un saldo
autorizado quienes, adicionalmente, deberán declarar y presentar la rendición de
los gastos efectuados a la fecha de término de dicho saldo.
Para las subdirecciones el plazo de envío de la rendición corresponde al mes 13
desde la fecha de transferencia en la mayoría de los casos.
El envío del expediente de rendición se debe realizar a través de ayuda.anid.cl,
opción Envío de rendición en formato digital.
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